把Gmail用作个人知识管理的设想
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把Gmail用作个人知识管理的设想 |
老实说，有这样一个想法，源于一篇文章《 把Gmail当作你的个人神经中枢》。文章提到把Gmail当个人神经中枢的几个方法，包括：通过Gmail获得实时新闻、如何自动存储书签到Gmail、如何通过Gmail管理日程表、如何通过Gmail发布Blog。经过一段时间的摸索，我尝试把Gmail当作自己的个人知识管理系统，我是这样做的：
1）新建一个Gmail邮箱
这样做是为了构筑一个纯粹的个人知识管理系统，不至于与原来的Gmail邮箱混淆。
2）与Google Reader无缝链接
Google Reader提供对Gmail的良好支持，每篇文章下面都有一个发送电子邮件的按钮，看到好的文章想收藏下来，可以把文章发送的Gmail邮箱。对于没有Google Reader帐号的朋友，当需要分享文章的时候，我也可以把共享的文章发送他们的电子邮箱。
3）发送网页文章到Gmail
平时浏览网页看到好的文章需要收藏，把网页复制下来并发送到Gmail邮箱。
4）使用tag标记每一篇收藏的文章
我并不会每次发送收藏文章后就马上对其tag归类，而是定期登录该Gmail邮箱对新收藏的文章重新归类。当然，你也可以使用"帐户+tag@gmail"的方法，马上就可以把发送的文章归到指定的tag，不过这个方法也有两个问题：1、tag必须是英文；2、如果tag比较多，你的Gmail就会有一大堆"帐户+tag@gmail"的联系人，发邮件的时候还要慢慢去找应该发往哪个tag。
5）利用Gmail强大的搜索功能
自Gmail发布之日起，便于搜索就一直是Gmail的一大卖点。Gmail搜索非常强大，对于邮件的搜索是小case。我能够很方便地找到需要的文章素材。
6）Gmai Offline
如果仅仅是以上功能，并不能使我动心。Gmail offline的发布最终让我决定使用Gmail作为个人知识管理工具。支持了Gears的Gmail如虎添翼，在免去我们安装邮件客户端烦恼的同时，Gmail也相当于为我们免费提供了一个可以离线使用的个人知识管理系统。这是包括Blog，Wiki，Google Notebook，Delicious都不能做到的。Google reader虽然也支持Gears，但GR的同步只能支持1000篇文章，而且每次同步都要花费大量的时间。搜索功能也不如Gmail方便。
7）取代notepad
我希望有一个好用的记事本代替notepad，这个记事本应该能做到：1、直接在网上编辑，并随时保存；2、保存到网络的记录同时在本地也应该有一个备份，这样即使我暂时不能连上网，也可以随时打开这些记录。之前我使用Firefox+Google Notebook，但可惜Google Notebook只能满足第1点。而支持Gears的Gmail既可以随时保存，也可以在离线的情况下使用，一旦连上网络，Gmail会自动同步，自动把此前的离线记录上传。目前我使用Gmail来做会议记录和日程安排。
4、一些小窍门
1）有时候发送的邮件会被当作垃圾邮件
很简单，在Gmail设置中新增一个过滤器， 把你发邮件的邮箱列为"白名单"，即指定其执行该操作: 不要将其发送至"垃圾邮件"
2）如何管理两个Gmail帐户
有很多方法，你可以安装Firefox插件Gmail Manager，在Firefox下同时管理两个Gmail邮箱。不过我个人觉得这个插件存在不少问题，而且安装这个插件后，对于我这种依赖Google书签的人来说，一旦切换了帐户，就没办法使用原来的书签（因为书签的信息都保存在原来的帐户中）。我现在的解决方法是，同时安装Firefox与Chrome。这样有三个好处：1、可以完美解决两个帐户的冲突；2、Chome运行JavaScript的速度要高于Firefox；3、我更喜欢Chrome的全屏界面，因为这看起来更像一个程序而不是网页。
3）随手写"碎碎念"
自从有了twitter，我们随时可以把"碎碎念"发布上去。但有时候有些想法不愿意公开，可以这样做：安装一个Google Talk，把新的邮箱帐户加为好友，如果有一些想法希望记录下来又不希望公开在twitter上，就给新邮箱发Google Talk信息吧。这些"碎碎念"会自动保存在我们的个人知识管理系统中。定义一个tag，再结合过滤器，我们可以把所有这些"碎碎念"都自动归档到这个tag里面。
4）使用Xoopic For Gmail管理图片视频和其他文件
安装了这个Firefox插件，你的Gmail会成为一个强大的文件管理系统，为邮件中的图片，视频和其他文件提供独立管理和查看的界面，使用比较方便。不过我在使用这个插件后出现几次firefox崩溃，原因未明。
5）用Gmail来进行GTD
有人用Google Notebook 搭建GTD系统，同样，现在我们也可以通过一个Firefox插件和Gmail结合，来实施GTD，这里有一个详细的教程。
5、未解决的问题
尽管Gmail很强大，但毕竟其主要用途是邮箱而不是用于个人知识管理，我们目前更多的是利用了其对文档邮件管理的便捷功能。对于用作个人知识管理，Gmail依然存在几个不足：
1）没有外部链接
与Blog、Wiki，Delicious相比，Gmail最大的问题是其不支持外部链接，即无法通过超链接让外部网络访问到收藏的文章。是的，Gmail只是一个电子邮箱，邮箱里面的文件和资料一般来说都是私密的，不公开的，因此我们还不能把这些文章作为公开链接被外部访问。
2）没有分享功能
因为没有提供外部链接，自然也无法把收藏的文章分享给其他人阅读，除非把Gmail邮箱帐号公开。但这显然不是解决问题的方法。
3）对文件的管理相对薄弱
上文提到的的Xoopic可能是一个解决方法，但无可否认Gmail在文件管理功能还是比较弱，如果我们需要管理doc，pdf，excel等文件，可能Google Doc会更合适。
4）网页收藏步骤繁琐
目前我要收藏网页，必须先打开Gmail新建一封邮件，然后把网页内容复制粘贴到邮件，再发送到知识管理的Gmail邮箱。虽然Google Toolbar本身提供一个网页发送到Gmail的功能，但很遗憾这个功能存在问题，网页并不能发送。在网上也有人提过这个问题，至今仍未解决。
5）无法对已收藏的文章作修改
有时候我们想对已收藏的文章添加一些注释，或者说对自己写过的一些读书笔记（已归档）作修改。Gmail似乎还没有这方面的功能，我们只能够重新新建一封邮件，修改，再重新发送，然后删除原有的文章。
6、展望未来——完美的个人知识管理系统
也许从收藏文章管理的角度来看Gmail已经相当完美，而且Gmail在支持Gears后还具备了离线阅读和离线记录的功能。但正如上文所提到的，Gmail只是一个功能强大的电子邮箱，Gmail的定位并不是知识管理系统，Google也不可能往这个方向改进Gmail。期望有一个完美的个人知识管理系统的出现。应该具备以下的功能：
1）浏览器与个人知识管理系统的更进一步整合
浏览器提供的是信息的输入，知识管理系统则是信息的存储和管理。目前还没有一个工具能够整合信息输入和管理。其实在功能上Google Reader很接近了，但目前Google对其定位只是个纯粹的RSS阅读器。
2）更强大的分享功能
上文提到使用Gmail作为个人知识管理系统无法共享文章给好友，或者可以说共享的过程并不方便。现代社会是个信息社会，我们获得的大多数信息来自互联网，而分享是互联网的灵魂。作为一个完美的知识管理系统，必须拥有更强大的分享功能。
3）社会化特征明显
Google Reader最近的更新增加了好友共享，查看好友评论等功能，这是个趋势。博客大巴（blogbus）一直致力于博客与SNS的整合。我也曾经写过一篇关于Blog Socialize（博客社会化）的文章，尽管分析得比较粗浅，但我认为社会化是博客，维基，美味书签等工具的最终进化方向。个人知识管理系统也应如此。
4）更强大的离线功能
Google Gears的野心十分远大。Gears的思路的确非常好。一个优秀的个人知识管理系统应该具备离线访问功能，不至于在断网时期无法使用。0.1版的Gmail Offline给我们带来惊喜。期待未来的个人知识管理系统会继续加强离线版功能。
5）把文档也管理起来？
我硬盘上还收藏有数不清的文档，word的，pdf的，html的，可以把这些文档都纳入我的个人知识管理系统吗？可以如Google Destop那样把这些文档里面的内容也纳入搜索范围吗？这样将大大提高了个人知识管理系统的利用效率。
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